6 tips og triks til en produktiv arbeidsdag med Microsoft Outlook

Microsoft Outlook er ikke bare en plass der du sender, mottar og oppbevarer dine mailer. Outlook er et viktig verktøy i arbeidshverdag for vår daglig leder Morten Lillesand. I denne artikkelen finner du seks gode råd på hvordan du kan bruke MS Outlook utenom de vanlige "send" og "motta".
1. ​DOBBELTKLIKK FOR Å MERKE EN E-POST SOM LEST
For å ikke glemme å besvare alle mailer i løpet av dagen har jeg satt det opp slik at en e-post markeres som lest kun hvis jeg dobbeltklikker på den. En rask gjennomgang om morgenen ved å bare trykke på en e-post hjelper meg å sette riktige prioriteter, og besvare alle mailer uten å glemme noen. 

Slik setter du opp denne funksjonen:
Visning - > Leserute -> Alternativer -> Kun «Enkelttastlesing ved hjelp av mellomromstatsten» skal være avkrysset

2. BRUK PLANLEGGINGSASSISTENTEN NÅR DU ARRANGERER MØTER
Ved hjelp av planleggingsassitententen kan du spare tid med å unngå å sjekke kalenderen til hver enkelt ansatt når du planlegger en møte. Åpne planleggingsassistenten, list opp e-post adresser til de ansatte, velg start og sluttidspunkt og trykk «Enter». Du skal nå få en time for time oversikt over aktiviteter ansatte deltar i. En stor fordel med Planleggingsassistenten er at du for en oversikt over alle ansatte med en gang.

Slik åpner du planleggingsassistenten:
Hjem -> Nye elementer - > Møte -> Vis-> Planleggingsassistent

3. BLINDKOPI
Ønsker du å sette for eksempel din daglig leder på kopi uten at mottakeren skal se det?

Slik setter du en e-post adresse på blindkopi:
Ny e-post -> dobbeltklikk på «Kopi» -> i den nederste linje «Blindkopi» skriv e-post adresse til den som du vil sende en kopi av e-post til -> trykk «OK» 

4. FRAVÆRSMELDING
Gjør det enklere for dine kollegaer og kunder å vite når du er ikke tilgjengelig på jobb. Skal du ta ferie, bytte jobb eller bare ta tidlig helg? Husk å sette opp en fraværsmelding. Du kan gjerne ha to forskjellige innhold  - innenfor organisasjonen og utenfor organisasjonen. Hver gang du får en mail motta avsenderen automatisk svar med informasjonen du har oppgitt i fraværsmeldingen.

Slik setter du opp en fraværsmelding (automatisk svar)
Fil -> Informasjon -> Automatiske svar -> Velg «Send automatiske svar» -> Under fane «Innenfor organisasjonen».  Skriv fraværsmelding som du ønsker blir sendt til dine kollegaer-> Kopier samme tekst eller skriv ny under fane «Utenfor organisasjonen» -  for dine kunder og leverandører -> Trykk «OK» når du er ferdig.

5. BILDER AV DE ANSATTE 
I store organisasjoner er det sjeldent at alle ansatte kjenner alle. Flere avdelinger og lokasjoner gjør det vanskelig for de ansatte å kommunisere uten å kjenne hver andre ansikt til ansikt. I Microsoft Outlook er det mulig å legge til bilder til alle ansatte. Neste gang når du som har kontor i Stavanger skal sende en mail til en kollega som har kontor i Oslo, vil du få opp et bilde av han. Det samme gjelder mottakeren. Dette er en funksjon som må gjøres av din IT ansvarlig. 

6. FLYTT E-POST DU HAR LEST TIL EN ANNEN MAPPE
Selv kaller jeg dette «Gammel epost», hvor jeg flytter all mail som jeg har lest og besvart, men ønsker å beholde. Dette gjør at innboksen min kun inneholder mail jeg trenger fortsatt å gjøre noe med, og er mye ryddigere.

 
img 0145 2
Dataplan IT partner AS
Stokkamyrveien 18A | 4313 Sandnes | Tlf: +47 51 96 31 00 | Faks: +47 51 96 30 01 | firmapost@dataplan.no
Dataplan IT partner AS
Stokkamyrveien 18A
4313 Sandnes
Tlf: +47 51 96 31 00
firmapost@dataplan.no
Dataplan IT partner AS
Stokkamyrveien 18A    |    4313 Sandnes    |    
Tlf: +47 51 96 31 00    |    Faks: +47 51 96 30 01    |    firmapost@dataplan.no
© Copyright 2016 DATAPLAN GRUPPEN AS